举办一场成功的大型会议并非易事，十分考验组织者策划、协调、执行能力和综合应变能力，需要组织者从多方面进行系统筹备和科学组织，只有扎实做好每一个环节，才能确保会议圆满成功。

一、举办大型会议前的工作准备

一是提前策划，提前动员

组织者决定要召开一场大型会议后，必须要从举办会议主题、目的、规模和流程等出发，制定好会议总体实施方案。然后再从两个方面进行策划准备，慨括为“上”和 “下”。“上”，就是指将举办意愿向上级领导汇报并征得同意和支持。同时，视会议目的和规模需要，提前与所在地区政府对接，邀请地方政府领导出席会议。“下”，就是做好举办单位好全体动员，将举办大型会议重要意义和后续工作安排进行广泛宣传动员。

二是强化指导，有序推进

要成功举办一场大型会议，有时单独靠一家单位能力难以达到举办会议预期效果，只能通过寻求外部力量支持。在外部支持力量上，一个是积极与上级单位相关业务部门汇报沟通，找准关键部门，然后获得这些关键部门的业务指导、帮助，为会议成功举办提供重要的保障。同时，如果大型会议邀请有地方政府领导参会，还必须与地方政府相关部门做好参会人员、议程等重要信息的密切对接联络，确保各项准备工作有序推进。

三是统筹安排，建立机制

为确保大型会议筹备组织有序推进，必须要成立会议工作专班。视会议规模大小可以划分商务接待组、会务组、新闻宣传组、后勤保障组、应急小组等工作组，每个组设组长一名，下设组员数量根据工作量合理配置。每个工作组任务分工要明确，每项工作做到责任细化到人，完成节点明确。为保证每个工作组有序推进工作，工作专班从成立之初就必须形成工作机制，通过定期或不定期召开推进专题会对每项工作进度进行反复确认，便于及时解决各类问题。

四是强化沟通，信息畅通

信息沟通的重要性在大型会议会场布置、物品准备、嘉宾接站、会中服务等过程显得尤为突出，是能否成功举办大型会议的关键。为确保大型会议筹备工作信息畅通，在成立工作专班的同时必须成立会务工作信息群，会议所有信息全部在群内进行交流共享。同时，会务所有信息必须由会务组负责归集汇总并发出各项指令，具体工作由会务组负责人一个人做好上传下达协调工作，确保各项工作衔接无死角、无盲区。

二、会议过程中容易出现的问题

在大型会议召开之前，虽然组织者做了充足准备，但是在会议召开过程中，还是会出现一些预料之外的突发情况，很容易让组织者手忙脚乱，为尽量避免被动局面出现，这些都需要会议组织者有全局性的统筹考虑并做好预案。

1.会务组织容易出现问题。一是会务手册迟迟不能定稿的问题。会务手册是根据会议实施方案编印成参会来宾需要知道会议安排的手册，必须高度重视，这就要求会议组织者加强与参会各单位人员沟通，确保参会来宾名单、会议流程能够提前确定。二是会务准备现场出现“多头”指挥情况。在具体会场细节安排工作中，可能会有不同工作组任务“交叉”重叠的情况，此时一定要避免“多头”指挥情况，保证会场布置效率。三是硬件设施关键时候出现“卡壳”的情形。会议召开当天，有的设备不知什么原因会出现“卡壳”的情况，相应工作组必须在会前反复检查核实并有备用施备。

2.信息沟通不畅的问题。信息通畅是各类会议举办成功的基础。在各类会议组织过程中，大部分信息都进行了很好地沟通交流，但是仍有极少数信息由于多种原因未及时共享，会让会议组织工作非常被动。一是信息沟通不及时的情况。有的重要信息掌握者，忙于完成该信息落实，一时忘记将信息传递给会务组负责人，造成相应工作组工作衔接不上的情况。二是信息掌握不准确的情况。各工作组负责人在收到会务重要信息时，要在确保信息内容准确后才能对外传递，要坚决避免因信息掌握不全而造成信息沟通偏差的情况。

3.责任落实工作未形成闭环。一是责任落实不到位的情况。不仅每工作组要核实每名组员任务分工完成情况，会务组织者还必须安排专人对每个工作组的每项工作推进情况进行反复确认。二是工作组关键人员能力的情况。筹备大型会议，非常考验会务组负责人的综合组织能力、超前谋划能力、发现问题能力和“补台应急”能力，这需要会务决策者在会务工作启动之前就必须选择好关键人员，确保整个会务在整体把控、组织协调、突发事件处理等方面有保证。

三、举办大型会议成功经验做法

综上，要成功举办一场大型会议涉及方方面面，只要紧紧围绕会议主题、流程，严格按照“提前策划，统筹安排；细化分工，责任到人；梳理检查，防止遗漏；信息共享，沟通无阻”等工作要求，就一定能办好一场大型会议。

一是方案谋划要早。组织一场大型会议，一定要提前对方案进行谋划。主要围绕会议目的、规格、规模、流程等重要内容进行谋划，制定会议总体方案，让会议所需要的各项工作有充分时间准备。

二是上级业务部门指导。举办大型会议，务必取得上级业务部门的指导帮助。会前及时将会议筹备情况、会议流程安排等内容向上级业务部门报告，根据改进意见，调整细化安排。在会议开始一周前，最好邀请上级业务部门领导参加每次例行推进会，确保各项工作高效有序推进。

三是人员分工要明确。要根据总体方案细化制定人员分工表，明确任务和时间节点，确保每个环节有专人负责，避免人员“扎堆”工作或“多头”指挥的情况。

四是会前做好检查。会务组作为大型会议组织的中枢，要根据每个工作组分工、时间节点和落实情况进行逐项检查，确保会议组织服务不出差错和遗漏。

五是做好应急预案。会议过程经常可能遇到突发事情，比如临时就餐、临时打印、临时用车、车次晚点等特殊情况，应该提前做好人员、车辆、设备等应急预案。

六是保持信息通畅。从内部来讲，会务各工作组全体人员，必须保证所有信息畅通，任何信息调整变化必须第一时间进行沟通交流，以便相应工作组做好应对措施。在涉及大部分为外单位人员的会议时，务必将各单位领导随行工作人员建立一个临时工作群，保证各类会务通知要求传达到每位来宾。

七是及时总结建档。举办一次大型会议非常不容易，要及时对整个会议组织工作进行总结。首先要安排专人负责会议期间各类资料收集和归档，同时，要客观地总结会议举办经验，分析过程中存在的问题和不足，不断完善会务工作流程，为今后再次举办同类会议提供参考重要地借鉴。(李铁遥)